Téléphone : notes de frais et remboursements

Il est aujourd’hui de plus en plus fréquent pour un salarié de devoir utiliser son téléphone portable pour les besoins de son activité professionnelle. Mais qu’en est-il du remboursement des frais engagés ? On fait le point.

Téléphone personnel : quand faut-il faire une note de frais ?

L’utilisation du téléphone personnel pour les besoins du travail n’entraine pas systématiquement un remboursement par l’employeur dans la pratique. Pourtant, en principe, ce dernier a l’obligation légale de rembourser tous les frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. L’émission de ces notes de frais est rigoureusement encadrée par le droit du travail. En théorie, l’utilisation du téléphone n’échappe pas à cette règle, bien qu’il soit parfois difficile de fournir des justificatifs clairs.

Toute la complexité réside ici dans la définition de ce qui constitue une utilisation professionnelle du matériel. Concernant le forfait téléphonique, si le téléphone personnel est régulièrement utilisé pour passer des appels professionnels, il est possible pour l’employeur de procéder à une indemnisation exonérée de cotisation. Il en va de même pour l’achat d’un accessoire dédié à l’activité professionnelle, comme un kit mains-libres ou des écouteurs par exemple.

Comment faire la différence entre une utilisation personnelle ou professionnelle du téléphone ?

Si l’émission de la note de frais concerne l’utilisation du téléphone personnel, il reste difficile d’évaluer la part de son utilisation pour des besoins professionnels. Dans le cas où l’entreprise ne peut pas justifier avec précision des dépenses professionnelles de l’employé, c’est ce dernier qui en évalue le pourcentage, en déterminant le nombre d’heures professionnelles passées sur son téléphone. Le salarié peut par exemple estimer qu’il utilise 25% de son forfait mensuel pour son activité professionnelle. Si son forfait coûte 40€, l’employeur devra lui en rembourser 10€.

Mais attention, cette méthode ne permet pas toujours de rembourser l’intégralité des frais professionnels engagés. Elle est en effet limitée à 50% pour l’utilisation d’un téléphone personnel. Si l’employé estime qu’il utilise son téléphone à 80% pour son travail, le remboursement exonéré de l’employeur sera plafonné à 50%.

A l’inverse, si l’employeur peut justifier de façon certaine des dépenses engagées par le salarié pour son activité professionnelle, le remboursement peut être exonéré même s’il dépasse les 50%. Mais cette solution reste finalement très contraignante.

Dans le cas d’une utilisation du téléphone personnel du salarié, il est indispensable de demander les factures de téléphone avant d’engager tout remboursement. C’est une mesure de sécurité afin d’éviter toute mauvaise surprise lors d’un contrôle de l’Urssaf.

L’alternative du téléphone de fonction

L’alternative des téléphones d’entreprise peut parfois s’avérer moins contraignante, avec des tarifs plus intéressants auprès des concepteurs pour les grandes entreprises qui peuvent effectuer des grosses commandes.

Il est cependant important de réserver ces téléphones à un usage strictement professionnel, afin d’éviter une requalification de ces derniers par l’Urssaf en avantages en nature, ce qui pourrait entrainer des charges sociales supplémentaires.