Logiciel de gestion des notes de frais : état des lieux

logiciel note de frais

Qu’est-ce qu’un logiciel de notes de frais ?

En tant que salarié dans une entreprise, il est commun de devoir dépenser de l’argent pour des activités ou des besoins en dehors de la société. Or, ces dépenses s’inscrivent dans un cadre professionnel et servent les intérêts de l’entreprise.

Afin de rassembler et de comptabiliser ces dépenses, le salarié constitue des notes de frais.

Documents sensibles, ils répertorient les dépenses effectuées par l’employé dans un cadre professionnel, et sont soumis à la hiérarchie puis au service comptabilité.

Ces notes de frais, en fonction de la taille de l’entreprise, peuvent très vite s’accumuler. Un logiciel de notes de frais permet donc d’informatiser et de centraliser ces données, dont la gestion par une seule personne peut se révéler fastidieuse et contre-productive.

Comment fonctionne un logiciel de notes de frais ?

Dans le domaine des ressources humaines, beaucoup de solutions informatiques sont privilégiées afin de faciliter la tâche des DRH et de la hiérarchie.

L’informatisation et la centralisation des documents est devenue une norme, qu’il s’agisse des TPE/PME ou des plus grandes entreprises. Les employés chargés des ressources humaines souhaitent optimiser leur productivité et n’ont plus le temps de traiter des dizaines de notes de frais différentes.

D’autant plus que la plupart des notes de frais sont catégorisées : frais kilométriques, frais de déplacement, frais de restauration. La gestion de toutes ces données nécessite une certaine précision de calcul, et de classement. Des paramètres qu’un logiciel est capable de prendre en compte.

Certains logiciels vont rassembler toutes les notes de frais, puis les répertorier et les ranger par catégorie. Certains se chargent même du calcul.

La plupart de ces logiciels se présentent sous la forme SaaS « Software as a Service » ; autrement dit, un logiciel directement disponible dans le navigateur web, avec sa propre interface utilisateur. La plupart nécessitent un compte afin d’avoir sa propre session.  Celui-ci peut être payant ou gratuit.

Quel logiciel de notes de frais utiliser ?

Les logiciels de notes de frais se divisent en deux catégories : les gratuits et les payants.

Logiciels de notes de frais gratuits

C’est la solution de simplicité s’il s’agit d’une TPE/PME. Celles ci utilisent généralement  des tableurs de type Excel (ou version similaire gratuite : Google sheet, Open office …) 

Les feuilles de calcul et autres tableurs sont des solutions viables et utilisables par tous après avoir appris quelques rudiments. Le recensement et la comptabilisation des notes de frais se fait au sein du tableau.

Mais les logiciels se révèlent souvent plus pratiques que les feuilles de calculs et sont dans leur version gratuite, une aubaine pour les entreprises aux effectifs réduits (peu de dossiers à traiter, centralisation plus facile) et qui n’ont pas forcément le budget pour faire un investissement vers un software payant.

Les logiciels de notes de frais gratuits sont toutefois moins performants que leur équivalent payant. 

Logiciels de notes de frais payant

Si l’entreprise possède des effectifs et des moyens plus conséquents, elle peut se tourner vers les logiciels de notes de frais payants. De ce fait, ces softwares proposent des fonctionnalités et un paramétrage plus poussé.

La plupart de ces logiciels proposent une version de démonstration, pour aider  à déterminer si la solution convient au besoin de l’entreprise.

Bien plus évolués que les logiciels de notes de frais gratuit, ou qu’une simple feuille de calcul, ces logiciels proposent une expérience utilisateur plus réfléchie,  un paramétrage plus précis, et des fonctionnalités plus complexes et nécessitent parfois une formation.

Une fois cette formation achevée, la perspective de renforcer l’efficacité de sa gestion de notes de frais augmente significativement.

Catégoriser l’ensemble des notes de frais devient plus facile.

Le classement, la comptabilité sont des aspects de la gestion des notes de frais que le logiciel va traiter avec la plus grande des précisions.

Toutefois, il est préférable qu’un responsable RH parfaitement formé et expert dans son métier prennent les commandes de ce type de logiciel. En effet, il se peut que, de par sa complexité, le logiciel use d’un vocabulaire technique propre à la profession.

Quand utiliser un logiciel de notes de frais ?

Lorsque l’entreprise souhaite, au vu du nombre de ses employés, faciliter le classement et le traitement de ce type de documents.

Plus les salariés de l’entreprise sont nombreux, plus le nombre de documents administratifs augmente.

Même si la société dispose d’un secteur RH des plus minutieux, le traitement de ces données peut comporter des erreurs. Leurs impacts peuvent fortement s’en ressentir sur le budget de l’entreprise, il est donc vivement conseillé de les gérer correctement.

Le logiciel de notes de frais va dans ce sens. Automatiser la gestion et le traitement afin de limiter les erreurs.

Pourquoi utiliser un logiciel de notes de frais ?

L’utilisation d’un logiciel de notes de frais, assure une bonne gestion de ces documents sensibles, nécessitant un traitement précis.

Automatisant une tâche d’ordinaire fastidieuse, c’est aussi un moyen d’alléger la charge de travail de la hiérarchie et des ressources humaines, afin qu’elles puissent optimiser leur productivité.

D’autre part, cela peut faire partie d’une stratégie de modernisation de l’entreprise. L’informatisation et la centralisation des documents administratifs pour fluidifier les interactions et les process entre les différents services est un gain de temps non négligeable.

Enfin, c’est l’opportunité de s’ouvrir vers d’autres solutions RH qui œuvrent pour une simplification des tâches administratives dans les entreprises.