Notes de frais de déménagement : ce qu’il faut savoir

Les employés sont parfois amenés à déménager pour des raisons professionnelles. Dans certains cas, l’employeur est autorisé à procéder au remboursement de certains frais. Retour sur le cadre posé par la loi autour du déménagement professionnel

Frais de déménagement : quelles obligations pour l’employeur ?

Par défaut, les frais de déménagement ne font l’objet d’aucune obligation de remboursement pour l’employeur. Dans le cas ou une clause de mobilité est présente dans le contrat, l’employé n’a pas le choix, et doit se plier aux décisions de son employeur si ce dernier lui impose une mutation. Tant que cette clause ne mentionne pas de remboursement, l’employeur est libre d’apporter ou non une aide à son employé.

Sans clause de mobilité dans le contrat, il faut se référer à la convention collective de l’entreprise, qui mentionne souvent des obligations de remboursement en cas de déménagement. Dans la pratique, il est courant pour l’employeur d’accompagner financièrement ses salariés, et les négociations peuvent se faire au cas par cas en fonction des besoins et des contraintes de l’employé. Un employeur peut choisir de verser une prime de déménagement, ou bien de procéder à des remboursements par note de frais.

Quels frais de déménagement peuvent être pris en charge ?

Un critère de distance doit être respecté afin de justifier de la nécessité d’un déménagement professionnel. Le salarié doit habiter à plus de 50km de son lieu de travail, et son temps de trajet doit être de plus de 1h30. Des frais remboursés par l’employeur peuvent alors être exonérés de cotisations sociales à condition de pouvoir justifier de l’intérêt pratique du déménagement. La distance et le temps de trajet doivent évidemment être réduits.

De nombreuses dépenses peuvent être remboursées et qualifiés en tant que frais professionnels, à condition d’être jugées absolument nécessaires et d’être correctement justifiées. On peut notamment lister les frais d’agence immobilière, les frais d’hôtel pendant la période de transition, les frais d’huissier, les frais de garde-meubles, la location d’un véhicule ou encore le recours à des déménageurs professionnels.

Certains frais de transport et de logement du salarié et de sa famille peuvent être pris en charge pendant le déménagement, tout comme les frais de voyages effectués au cours de la phase de recherche du logement. Les remboursements de ces derniers limités à 3 voyages (tout mode de transport confondu) et à deux personnes par déplacement.

L’employeur a aussi la possibilité de rembourser dans un second temps les frais liés aux dépenses inhérentes à l’installation du salarié dans le nouveau logement. Rénovation, nettoyage, frais de débarras, réparations rétablissement de l’électricité, du gaz, de l’eau, ou encore renvoi du courrier. Ces remboursements s’effectuent sur base forfaitaire, ou bien au réel sous réserve de justificatifs fournis par l’employé.

Attention, le remboursement de certains frais ne peut pas s’établir sur base forfaitaire. Il est conseillé de procéder à des remboursements au réel afin d’éviter tout risque avec l’Urssaf.

Quelles sont les limites des remboursements par l’employeur ?

Il est impossible pour l’employeur de rembourser sous la forme de frais professionnels le loyer du salarié ou de le soutenir pour le paiement de sa caution. Le caractère non nécessaire de certains éléments décoratifs est également invoqué dans la disqualification de ces postes de remboursement.