La fraude à la note de frais est une pratique courante qui reste difficile à contrôler pour les entreprises. Mais alors que les RH continuent à courir après les justificatifs, plusieurs solutions se développent en coulisse, et pourraient bien révolutionner très bientôt les méthodes de contrôle autour des notes de frais.

Le coût élevé d’une fraude devenue systématique

Selon l’Institut Français de Prévention à la Fraude, 89% des fraudes en entreprise sont liées aux notes de frais. Dans une étude réalisée en 2021, SAP Concur relevait que 2 salariés sur 3 avouaient avoir déjà fraudé avec des notes de frais. Des petits écarts pour certains, mais aussi des dépenses sans complexes pour d’autres. Et quand la fraude devient systématique en entreprise, la facture est souvent salée. 14000€ à l’année en moyenne pour une société de 250 personnes selon cette même étude. La mise en place d’un meilleur système de contrôle des dépenses des employés est donc nécessaire.

L’IA est déjà utilisée pour traiter les notes de frais en entreprise

Depuis quelques années, l’intelligence artificielle s’est invitée dans le processus de traitement des notes de frais. Plusieurs entreprises ont fait développer des solutions sur mesure basées sur la technologie de reconnaissance optique de caractère (optical character recognition en anglais). Cette méthode d’extraction permet de reconnaître et de trier les informations présentes sur les notes de frais à partir d’une simple photo prise par le salarié. Basées sur le deep learning, ces applications parviennent à remplir automatiquement des champs dédiés, débarrassant ainsi les collaborateurs de l’entreprise d’une tâche fastidieuse. Ticket restaurant, note d’hôtel, facture basique… l’IA apprend à reconnaître de mieux en mieux les notes de frais les plus courantes, et réalise des exports de plus en plus complets.

La solution de reconnaissance de caractère n’est pas encore parfaite à ce jour. Les limites sont rapidement atteintes avec certains types de notes de frais, et notamment celles générées à l’étranger. Les erreurs sont fréquentes, et les photos de mauvaise qualité ne facilitent pas vraiment le traitement des données. C’est pourquoi ces applications sont souvent présentées comme un outil complémentaire à la gestion des notes de frais. Une vérification humaine reste nécessaire. L’utilisation de l’IA semble présenter un potentiel énorme, mais le process doit encore faire ses preuves pour clairement s’installer au sein des organisations.

Quelles perspectives pour l’utilisation de l’IA pour contrôler les notes de frais ?

L’automatisation du processus n’est pas le seul chantier exploré par les entreprises en quête d’innovation. Certaines réfléchissent désormais à des solutions pour reconnaître les fraudes. L’utilisation d’une intelligence artificielle pourrait notamment permettre d’appliquer strictement une politique de notes de frais et de conditionner la validation de ces dernières à des critères bien définis. De quoi limiter les erreurs humaines sur le long terme.

Cette idée de contrôle est déjà explorée dans la pratique, avec un système d’alerte basé sur la détection des anomalies comportementales des salariés. Une dépense nouvelle ou plus élevée que par le passé est automatiquement signalée au décideur. Parfait pour traquer les comportements suspects et détecter les erreurs rapidement. Intéressant aussi pour dissuader les tentatives de fraude des salariés.

Le besoin de contrôle des employeurs dicte la technologie, et des systèmes plus développés pourraient être mis en place assez rapidement. Reste à anticiper le risque d’une mauvaise acceptation de l’intelligence artificielle au sein des entreprises. La crainte d’une opposition des salariés ou encore les problèmes juridiques liés à la mise en conformité constituent des freins potentiels. L’IA a encore du chemin à faire avant de devenir la norme pour le traitement des notes de frais en entreprise.