Les gestion de la TVA des notes de frais

Qu’est-ce que la TVA ?

La TVA est un impôt qui repose sur les entreprises et qui est supporté par les consommateurs. Ce sont en effet les entreprises qui la collectent et qui la reversent à l’État. La plupart des prestations intègrent un taux de TVA qui varie selon l’offre et le produit.

Il convient de différencier la TVA déductible de la TVA collectée. La première est payée par l’entreprise lors de ses achats et la seconde est facturée aux clients, qu’il s’agisse de particuliers ou d’entreprises.

Le résultat de la différence entre les deux :

  • est à reverser à l’administration fiscale
  • permet de réclamer un remboursement dans le cadre d’un crédit de TVA

La récupération de la TVA sur ses achats est donc primordiale pour une bonne gestion de la trésorerie d’une entreprise. Elle répond à trois règles bien précises :

  • l’achat doit être attesté par une facture détaillée, établie au nom de l’entreprise, et mentionnant la date, le détail du produit ou de l’offre, le nom des parties, le total hors taxe, le total TTC, le montant et le taux de TVA…
  • l’achat doit être en rapport avec les besoins d’exploitation de l’entreprise et ne doit pas être personnel
  • la TVA déductible ne doit pas faire l’objet d’une mesure d’exclusion des impôts ce qui est par exemple le cas pour les frais de déplacement.

Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ?

La plupart des dépenses concernant des notes de frais peuvent faire l’objet de la récupération de la TVA, mis à part les déplacements et le logement.

Pour les dépenses concernant le logement

Récupérer la TVA dépensée pour loger un salarié dans un hôtel lors d’un déplacement est impossible. En effet, l’ensemble des dépenses concernant les hôtels ne font pas l’objet d’une récupération de TVA, même si elles sont faites dans le cadre d’un déplacement professionnel.

Il existe tout de même quelques petites nuances. Par exemple, la TVA qui s’applique sur les repas et les petits déjeuners pris dans un hôtel est déduite.

Il faut pour cela que le montant et le taux soient notifiés de façon claire sur la facture. Même s’il s’agit de petits montants, cela représente une économie notable sur toute une année.

Il faut également garder à l’esprit que la TVA ne peut être récupérée que sur les frais payés au réel.

Ainsi, si les salariés sont remboursés sous la forme d’un forfait, il est impossible de faire la demande d’une récupération, même s’il s’agit de remboursements qui auraient été éligibles s’ils avaient été remboursés au réel.

Pour les dépenses concernant les déplacements

Les dépenses concernant les déplacements et les transports ne font pas l’objet d’une déduction de TVA, et cela quel que soit le type de transport utilisé. Il faut cependant connaître quelques petits détails.

Lorsque les frais de déplacement sont supportés par un fournisseur qui les refacture à l’entreprise par le biais d’un contrat de prestation, la TVA est récupérée.

En ce qui concerne la location de véhicules, les choses varient selon la catégorie. S’il s’agit d’une voiture de tourisme, la TVA ne peut pas être déduite, même dans le cadre d’une mission professionnelle.

En revanche, s’il s’agit d’un véhicule utilitaire, elle est récupérable.
Les dépenses de carburant obéissent aux mêmes règles. Mais des particularités existent selon le type de carburant et la catégorie de véhicules.

Enfin, les indemnités kilométriques qui sont remboursées aux salariés lorsqu’ils utilisent leur voiture personnelle à des fins professionnelles ne sont pas soumises à la TVA.

Pour les dépenses concernant les réceptions

Pour ce qui est des frais de réception qui sont engagés par les salariés ou les dirigeants d’une entreprise lors de déplacements professionnels, la TVA est déductible, même s’il n’y a aucun invité. Il faut donc justifier leur caractère professionnel.

Pour cela, il est nécessaire de fournir une facture qui mentionne l’identité et la qualité des participants et qui soit établie au nom de l’entreprise (et pas au nom de l’organisateur de la réception).

Si la note de restaurant est inférieure à 150 €, le ticket de caisse mentionnant le montant HT, le montant TTC, ainsi que le taux et le montant de la TVA est suffisant pour bénéficier de la déduction de la TVA.

La TVA sur les autres frais

D’autres catégories de dépenses peuvent figurer sur une note de frais telles que des factures téléphoniques ou des achats effectués pour le compte de l’entreprise par exemple. Pour que la TVA soit déduite, il faut absolument que les factures soient au nom de l’entreprise.

Justificatifs papier ou justificatifs numériques ?

Depuis mars 2017, une nouvelle réglementation permet aux entreprises de conserver des justificatifs dématérialisés pour les notes de frais. Certaines règles de numérisation et de stockage doivent cependant être respectées.

L’archivage des justificatifs de notes de frais, qu’ils soient papier ou numérisés, obéit à deux règles :

  • Ils doivent être conservés pour une durée fixée par la loi, à savoir 6 à 10 ans selon les cas.
  • Ils doivent être consultables à tout moment.

Une entreprise ne peut pas se contenter d’archiver les justificatifs de ses notes de frais sur l’ordinateur de son comptable.

Pour éviter tout problème, la solution de stockage choisie élimine les risques de perte de documents. De plus, il est conseillé à l’entreprise d’instaurer des procédures documentées faisant l’objet de contrôles internes.

Il est également préférable de nommer une personne qui puisse s’occuper spécifiquement de la bonne application de ces procédures.

Qu’en est-il pour les achats à l’étranger ?

Le principe est le même pour la France et pour les pays étrangers. Ainsi, si un salarié se déplace en Allemagne ou en Belgique, par exemple, la TVA est remboursée à l’entreprise de la même façon que la TVA française.

Les taux varient cependant d’un pays à l’autre et il existe des exceptions selon les pays et la nature des dépenses.

Pour exemple, il n’est pas possible de déduire la TVA sur les dépenses de restauration en Belgique.