Que sont les frais de restauration ?

Dans toute entreprise, les frais de restauration des collaborateurs sont pris en charge soit à travers des notes de frais, soit par des titres-restaurant. Cela se vérifie pour chaque dépense de restauration à l’extérieur de l’entreprise, si celle-ci ne possède pas sa propre cantine.

Ces frais concernent à la fois les repas des salariés et les repas d’affaires réunissant clients et prospects. Cependant, le traitement comptable diffère selon les cas de figure. Il est donc important de comprendre comment comptabiliser les notes de restaurant afin de respecter les exigences légales.

Comment faire une note de frais de restaurant ?

Pour une note de frais de restaurant, le fonctionnement reste le même que pour la justification d’une note de frais classique. Chaque salarié prenant un repas à l’extérieur (seul ou avec des clients) peut demander le remboursement des dépenses avancées. Il est nécessaire pour cela d’associer à chaque dépense un justificatif.

Il peut se présenter sous la forme d’une facture émise par le restaurateur, mais aussi un simple reçu papier provenant d’une boulangerie ou d’un supermarché. Le ticket de caisse est un justificatif suffisant si les frais de restauration ne concernent que l’employé demandant le remboursement.

Dans le cas d’un repas d’affaires réunissant un collaborateur, des clients ou des prospects, la situation est différente. La note de frais s’apparente alors à une fiche qui détaille le nom des personnes présentes à la table, leur fonction et la société à laquelle ils appartiennent.

Le salarié ne doit pas oublier de faire figurer la note du repas avec au dos le nom de l’entreprise et la date. Les notes de frais de restauration sont remboursées selon les frais réels ou au forfait. Dans les deux cas, l’exemption des cotisations sociales est assurée si les seuils de l’URSSAF ne sont pas dépassés.

Au 1er janvier 2019, un repas pour un salarié en déplacement est plafonné à 18,80 €. Deux cas particuliers sont à signaler. Une limite d’exonération de 6,60 € est pratiquée pour un repas pris exceptionnellement sur le lieu de travail (pour du travail en équipe ou du travail de nuit notamment). Elle est fixée à 9,20 € pour un repas pris à l’extérieur de l’entreprise sans aller au restaurant.

Pourquoi faire une note de frais de restaurant ?

La note de frais de restaurant possède une double utilité dans le cadre professionnel.

• D’une part, elle permet aux salariés d’avancer le montant de leurs repas puis d’être remboursés (à condition de fournir les justificatifs adéquats).
• D’autre part, le remboursement d’une note de frais est exonéré de charges sociales et entraîne la récupération du montant de la TVA par l’entreprise.

Pour les sociétés comptant de nombreux salariés en déplacement, une bonne comptabilisation des notes de frais de restaurant est indispensable. Les dépenses non justifiées ou abusives sont particulièrement ciblées par l’URSSAF lors des contrôles, avec à la clé, des amendes élevées pour les entreprises.

S’il est important de faire des notes de frais de restaurant, il l’est tout autant de respecter les règles entourant ces dépenses.

Pour être remboursées, les sommes avancées par un salarié doivent correspondre aux besoins de l’entreprise et à l’exercice d’une activité professionnelle. Les montants des repas ont l’obligation de rester raisonnables sous peine de refus de remboursement.

Enfin, il faut associer un justificatif à chaque note de frais, qu’il s’agisse d’une facture, d’une addition ou d’une fiche établie par le restaurateur. Pour donner lieu à la récupération de la TVA, la facture doit être au nom de l’entreprise et mentionner le taux actuel de TVA.

Quelles sont les différences entre notes de frais et tickets restaurant ?

Il ne faut pas confondre la note de frais de restaurant et le titre-restaurant. Il s’agit de deux choses différentes, même si leur fonction demeure la même : payer les frais de restauration des salariés.

Un titre-restaurant (aussi appelé ticket restaurant ou chèque déjeuner selon les sociétés) est un moyen de paiement en partie financé par l’entreprise.

Faute d’espace de restauration dans les locaux professionnels, il permet de payer un repas au restaurant ou de réaliser des achats alimentaires. Payé entre 50 et 60 % par l’entreprise, le titre-restaurant est un avantage assimilable à un complément de salaire. L’employeur l’utilise afin de faciliter la prise en charge des frais de restauration tout en maîtrisant son budget à l’avance.

L’usage des titres-restaurant est limité à un par jour de travail pour chaque salarié. Son utilisation est possible si l’entreprise ne possède pas de lieu de restauration. Un seul ticket restaurant par repas peut être employé pour régler ce type de dépense.

Les restaurateurs n’ont pas le droit de rendre de monnaie à la suite de leur utilisation. La note de frais est bien différente puisque celle-ci est un remboursement des frais de restauration avancés par le salarié.

Un repas d’affaires par semaine est autorisé pour chaque salarié souhaitant en demander le remboursement. Il est important de noter que les tickets restaurant et les notes de frais ne sont pas cumulables. Un salarié ne peut pas demander le remboursement d’un repas pour lequel un titre-restaurant a déjà été mobilisé.

Faut-il préférer les tickets restaurant aux notes de frais ?

Selon les situations, les salariés font le choix d’utiliser un chèque déjeuner pour payer un repas ou en avancer le montant pour le faire passer en note de frais. La loi impose à l’employeur de toujours retirer un titre-restaurant aux employés en ayant droit pour chaque repas passé en note de frais.

Si cela n’est pas fait, l’URSSAF estime qu’il s’agit d’un abus fiscal de la part de l’entreprise, pouvant causer un redressement. Les employeurs ont l’obligation de contrôler les notes de frais de restauration pour s’assurer qu’elles n’ont pas été cumulées avec les tickets restaurant.

Dans les faits, le titre-restaurant est d’un usage plus limité que la note de frais. Il ne peut être utilisé que pour la seule restauration du salarié. Un repas d’affaires ne peut en aucun cas être payé à l’aide d’un ou plusieurs tickets restaurant. Pour un repas individuel, le salarié se tourne à sa convenance vers l’une ou l’autre option.

La note de frais a le désavantage de l’obliger à avancer le montant complet du repas. Et  implique aussi de se munir du justificatif adapté, sans quoi le remboursement ne sera pas autorisé. Dans le cadre d’un repas professionnel impliquant des clients, seule la note de frais de restaurant est possible. Mais il est indispensable alors de prendre toutes les mesures pour justifier l’intérêt professionnel du repas vis-à-vis de l’entreprise.

Que demander pour une note de frais au restaurant ?

Lors d’un repas au restaurant, certaines informations sont à indiquer avant de transmettre à l’entreprise une note de frais donnant lieu à un remboursement. La facture détaillée du repas n’est fournie à un salarié que si son montant excède 150 € (hors taxes).

Dans le cas contraire, pour un repas individuel, une simple addition fait office de justificatif. La date et le nom de l’entreprise sont à mentionner au dos du ticket. S’il s’agit d’un repas avec un client, son nom est à indiquer aussi afin de justifier du caractère professionnel du déjeuner. Pour un repas dépassant 150 €, le restaurateur remet une facture complète au nom de l’entreprise. Le salarié ne doit pas oublier d’y inscrire le nom de toutes les personnes qui y ont participé ainsi que leurs fonctions.

Une note de frais de restaurant dûment complétée est ensuite gérée par l’équipe comptable de l’entreprise. L’enregistrement se fait au sein d’un compte de charges externes.

Il faut différencier la comptabilisation des notes de frais de restauration en mission de celles impliquant des invités.

Pour le premier cas, le service finance procède à un enregistrement dans le compte 6256 (Missions).

Pour le second cas, c’est le compte 6257 (Réceptions) qui est concerné afin d’obtenir le remboursement des repas d’affaires. Seuls des frais disproportionnés ou non justifiés empêchent le remboursement.

Le plus souvent, la TVA s’avère déductible pour l’entreprise dans ces deux situations.