Remplir des notes de frais d’hôtel sans y passer la nuit !

Que sont les notes de frais d’hôtel ?

Les hôtels font partie des dépenses professionnelles incontournables. Que ce soit pour des déplacements réguliers ou occasionnels, en France ou à l’étranger, l’établissement de notes de frais d’hôtels répond à certaines règles de conformité.

Pour rentrer dans la réglementation et être éligible à un remboursement, une note de frais d’hôtel doit concerner un déplacement dont les raisons sont professionnelles.

L’Urssaf nomme cela un « grand déplacement ». Cela concerne les trajets pour lesquels le salarié ne peut regagner son domicile pour y manger et y dormir. Une de ces deux conditions doit donc être remplie :

  • La distance comprise entre la résidence du salarié et le lieu de sa mission doit être égale ou supérieure à 50 km
  • Cette distance ne peut être parcourue en transport en commun en moins
    de 1 h 30.

Dans ce cas, le salarié se voit dans l’obligation de réserver un hôtel afin de pouvoir réaliser sa mission professionnelle dans de bonnes conditions. La gestion de la note de frais qui va en découler peut se faire de trois façons selon l’organisation de l’entreprise :

    • Le salarié avance les frais et se fait rembourser en remplissant une note de frais avec les justificatifs. C’est pratique pour les déplacements occasionnels mais peut causer des problèmes en cas de voyages fréquents en raison de l’importance des avances.
    • Le salarié réserve son hôtel et le paie à l’avance en utilisant une carte corporate ou n’importe quel autre moyen de paiement appartenant à l’employeur. Dans ce cas, il fournit toutes les attestations et cela lui évite d’avoir à avancer de l’argent.
    • Le salarié reçoit une somme forfaitaire qu’il peut utiliser pour payer son hôtel. Cette solution évite d’avoir à gérer les notes de frais et simplifie les démarches, surtout pour les salariés qui se déplacent de manière régulière.

Les notes de frais dans le cas du « bleisure »

Le terme bleisure est la contraction de business et de leisure. Il est utilisé lorsque le salarié prolonge son voyage professionnel de quelques jours afin d’en profiter à titre personnel. Cette tendance vient des États-Unis et est de plus en plus acceptée en France.

Dans ce cas, en parler avec son employeur afin d’éviter toute mésentente ! La répartition des coûts d’hébergement doit être parfaitement réalisée afin que les dépenses privées ne puissent pas être mélangées avec les dépenses dues à la mission professionnelle.

Ce qu’il faut savoir

Certains salariés profitent de certains services proposés par l’hôtel (minibar, films en VOD, services de bien-être…) et les passent en notes de frais. C’est pourquoi il est important pour les entreprises d’exiger un décompte détaillé des dépenses engagées afin de ne pas se retrouver avec une attestation globale et ne précisant pas la nature de chaque dépense.

Afin d’éviter des désagréments, la catégorie de l’hôtel et de la chambre réservée ainsi que son prix doit aussi répondre à la politique de l’entreprise. Ainsi, il est préférable de faire valider sa réservation par le manager de l’entreprise.

Quelles sont les dépenses pour lesquelles la TVA est déductible ?

La TVA n’est pas déductible de toutes les dépenses liées à des frais professionnels. L’administration fiscale est sur ce point.

De plus, une TVA non récupérée par l’entreprise représente une perte pour cette dernière, il est donc important de différencier les dépenses pour lesquelles elle est déductible de celles pour lesquelles elle ne l’est pas.

C’est l’administration fiscale qui différencie les unes des autres. Elle estime que pour pouvoir déduire la TVA, il faut que les dépenses soient nécessaires à l’exploitation de l’entreprise.

Pour ce qui est des frais d’hébergement, les dépenses concernées sont le coût de la nuit d’hôtel pour le salarié ainsi que pour un client, un fournisseur, un intervenant extérieur…

L’invitation doit cependant être faite dans l’intérêt de l’entreprise. Le petit déjeuner et les repas sont pris en compte dans les mêmes conditions.

Quelles sont les erreurs à ne pas faire ?

L’Urssaf vérifie les notes de frais et à dresse des amendes si elles ne sont pas conformes.

Ces dernières portent la plupart du temps sur des justifications insuffisantes ainsi que les dépassements de limite d’exonération.

Lorsque les justificatifs manquent ou que les notes ne sont pas complètes, les contrôleurs requalifient les frais en avantages en nature et réclament l’équivalent du paiement des cotisations sociales.

Un employeur a le droit de plafonner les remboursements de notes de frais par catégorie. Il peut en effet fixer un seuil à ne pas dépasser pour une nuit d’hôtel. Dans ce cas, le salarié peut toujours dépenser plus s’il le souhaite.

Les abus concernant les notes de frais (factures truquées ou bien forfait remboursé supérieur à la somme réellement dépensée…) sont en nette régression. En effet, les commerces de l’hôtellerie et de la restauration sont maintenant informatisés, ce qui facilite les contrôles.

Les limites des notes de frais doivent donc être établies de façon très claire par les entreprises, un contrôleur fiscal pouvant facilement repérer lorsque le système ne fonctionne pas bien à cause de laxisme.

Comment établir une note de frais d’hébergement ?

Une note de frais d’hébergement doit mentionner le montant, la date, le lieu de la dépense, le nom du prospect, du client ou fournisseur, etc. Pour être conforme, elle doit être accompagnée d’une facture mentionnant :

    • Le nombre de nuitées passées dans l’hôtel
    • L’ensemble des frais imputés à la chambre d’hôtel
    • Un solde nul

Quelles sont les options possibles pour le remboursement ?

L’employeur a deux options pour rembourser une note de frais d’hôtel. Il peut soit rembourser la somme exacte, soit établir un forfait. Les deux solutions sont exemptes de cotisations sociales à condition de respecter un plafond fixé par l’Urssaf.

Ainsi, le seuil à ne pas dépasser pour une nuit d’hôtel et un petit déjeuner est de 66,50 € dans la région parisienne et de 49,40 € ailleurs en France. Si ce plafond est dépassé, l’employeur doit payer des cotisations sociales.

Le salarié ne peut pas décider de la date à laquelle l’argent va lui être versé. C’est en effet l’entreprise qui choisit si cela se fait en fin de mois, en même temps que le salaire, ou bien au coup par coup.