Faire une note de frais : mode d’emploi

Comment faire une note de frais ?

Ce document destiné à l’entreprise permet aux collaborateurs concernés de se faire rembourser leurs frais professionnels.

Ce remboursement s’effectue sur la base de trois contraintes :

  • Les dépenses engagées concernent uniquement l’activité professionnelle du salarié
  • Les montants concernés doivent demeurer « raisonnables », au regard de l’administration qui peut les considérer comme des « avantages en nature »
  • Le remboursement ne peut se faire qu’avec la présentation d’un justificatif c’est-à-dire, les factures correspondantes.

Pour bien gérer ses notes de frais, il convient de choisir un modèle qui puisse être exploitable par les collaborateurs de l’entreprise ainsi que par l’entreprise comptable afin d’éviter ainsi tout litige avec l’entreprise ou l’URSSAF.

La note de frais peut être réalisée grâce à une « matrice uniformisée », à l’aide d’une simple feuille Excel.

Une formule matricielle effectue des calculs complexes, quasiment impossibles à réaliser avec une feuille de calcul standard. Un maximum d’informations doivent être présentes, sous forme de tableau et de colonnes.

Le tableau en question doit mentionner la date, une description sommaire des frais engagés ainsi que le montant. Il peut être nécessaire, par exemple, de spécifier le nom du client invité en cas de repas, le nom de l’hôtel ou encore la nature de la mission dans le cadre d’un déplacement.

Il existe deux types de notes de frais :

  • La note de frais « classique », qui repose sur le même principe que les dépenses habituelles de l’entreprise. Elle mentionne le nom du fournisseur, les montants ainsi qu’un client à refacturer si le cas se présente.
  • La note de frais kilométrique, qui indique les différentes étapes du trajet ainsi que les frais de déplacement.

L’entreprise ou l’employeur peuvent mettre à la disposition du salarié un formulaire papier. Mais dans les faits, les notes de frais sont souvent dématérialisées. Il peut s’agir d’un tableau Excel, mais aussi de tout autre logiciel d’enregistrement de note de frais interne à l’entreprise.

Si l’entreprise n’est pas en mesure de s’équiper d’un point de vue informatique, il reste la possibilité d’acheter des supports sous forme de carnet avec feuilles doubles autocopiantes. Les feuillets sont complétés de façon manuscrite.

Un original est ainsi laissé au service comptable, et une copie au collaborateur. Cette méthode reste envisageable pour les petites structures qui traitent peu de notes de frais. Elle se révèle également utile lorsque le personnel est moins à l’aise avec l’outil informatique.

Le support papier a tout de même son lot d’inconvénients : le suivi des dépenses est impossible et le papier pose la question de l’archivage. De plus, il faut ajouter le coût représenté par la méthode : 50 feuillets coûtent environ 10 €.

Qui peut faire une note de frais ?

Elle est généralement remplie par le salarié et remise à son entreprise. C’est l’employeur qui a pour obligation de rembourser les frais professionnels.

Le contrat de travail du salarié ne peut prévoir une clause indiquant que les frais relatifs à son activité professionnelle restent à sa charge. Une telle clause est réputée non-écrite.

Mais l’employeur peut choisir d’opter pour un remboursement au réel ou pour une indemnisation forfaitaire. Cette opération peut s’effectuer lors de la négociation et la signature du contrat de travail.

Les notes de frais concernent ainsi tous les statuts : les cadres, les employés non-cadres, les dirigeants mais aussi les bénévoles.

L’opération est courante dans tous les types de structures : les associations, mais aussi les PME et les grands groupes.

Dans le cadre d’une dématérialisation, la création d’une note de frais revient le plus souvent à l’administrateur informatique de l’entreprise ou le service comptabilité, lorsque celui-ci existe via al’utilisation d’un logiciel ou d’un « module ».

Le salarié et l’administrateur y ont tout deux accès.

Le salarié saisit ses dépenses dans les cellules prévues à cet effet et dispose d’un profil « utilisateur », avec la possibilité de « créer » des dépenses et de visualiser les notes de frais globales mois par mois.

L’administrateur dispose de plus d’option sur son profil pour, par exemple, valider les notes de frais saisies par les collaborateurs.

Lors de la création d’une dépense par un salarié, celle-ci fait l’objet d’un contrôle par l’administrateur du compte.

Après validation, le document change de nature et devient une pièce comptable dans l’onglet « dépenses ». L’administrateur principal dispose ici d’un contrôle efficace et total sur les budgets de chaque équipe.

Comment faire une note de frais sur Excel ?

La suite Office met régulièrement à la disposition des utilisateurs des « templates » ou modèles de mise en page.

Ces templates se présentent sous la forme de feuilles de calcul, comme pour les notes de frais. L’avantage d’un modèle de notes de frais sous Excel réside dans son caractère uniformisé.

Les utilisateurs complètent de la même manière et avec le même mode opératoire un fichier identique, supervisé par un administrateur commun. Cette méthode permet de gagner un temps considérable et impose une certaine rigueur collective.

Lors de la création d’un modèle sous Excel, il est important d’avoir à disposition une liste d’éléments à inclure. Une note de frais sous Excel prend généralement la forme d’un tableau, et doit obligatoirement contenir les informations suivantes :

  • l’identité ainsi que les coordonnées du salarié
  • la date
  • la nature des frais à rembourser
  • le montant HT (et TTC), ainsi qu’une description sommaire des frais engagés

Avec Excel, il est possible de créer des notes de frais ponctuelles et des notes de frais multiples. Dans le premier cas, une feuille de remboursement de frais unique suffit mais comprend un certain nombre d’informations.

Avec un tel document, la saisie comptable de la nature des dépenses est normalisée, et les sommes font l’objet d’un pré-calcul. Un export du fichier en PDF est possible, et le classement s’effectue de façon numérique.

Pour que la feuille de remboursement demeure valable, il convient d’y ajouter le justificatif original de la dépense. Les notes de frais multiples, quant à elles, font l’objet d’un classement dans un tableau. Les dépenses et les justificatifs doivent être numérotés.

Comment rédiger une note de frais ?

Pour rédiger une note de frais valable, il convient de connaître les frais pris en charge par l’entreprise. Ceux-ci concernent par exemple :

    • Les frais de restauration (plus précisément les repas d’affaires)
    • Les frais d’hébergement ou de logement, les frais de déplacement (carburant, péage, transports, etc.)
    • Les frais d’utilisation issus des nouvelles technologies
    • Les frais concernant de petites fournitures de bureau

Pourquoi faire une note de frais ?

Les frais professionnels d’une entreprise font l’objet d’une déduction par rapport au chiffre d’affaires réalisé. Il y a ensuite exonération de charges sociales. Récupérer la TVA est également possible pour certaines dépenses, ou lorsque l’entreprise engage des frais nécessaires à l’exercice de son activité comme les frais de repas, les frais de déplacement ou encore, les frais liés à l’hébergement.

Pour limiter les dérives, l’URSSAF instaure certaines règles de base. En effet, certaines structures tentent de gonfler le montant des frais professionnels, dans le but de réduire leur bénéfice ou de collecter de la TVA.

Le contrôleur fiscal peut demander la présentation de certains justificatifs. L’absence de ces justificatifs est le premier motif de redressement fiscal des entreprises.