Qu’est-ce que la comptabilisation des notes de frais ?

La note de frais est un document utilisé par les employés d’une entreprise pour obtenir le remboursement de frais personnels dans le cadre d’activités professionnelles. Elle s’apparente à une fiche détaillant les dépenses du salarié remise par la suite à l’entreprise. Ce document est transmis aussi bien dans un format papier que sous une forme numérique.

Les dépenses entrant dans le cadre des notes de frais sont nombreuses. Il existe bien des cas de figure où un salarié, pour réaliser une tâche professionnelle, se trouve dans l’obligation de faire des dépenses (hébergement à l’hôtel, paiement d’un repas au restaurant, trajet en train ou en avion, achat de fournitures, cadeaux clients, etc.).

Deux méthodes sont utilisées, optant soit pour le remboursement des frais réels, soit pour un forfait accordé aux salariés. La méthode des frais réels impose un remboursement à l’euro près et donc des notes de frais très précises sur les montants avancés.

Les frais remboursés bénéficient d’une exonération de cotisation. Les montants faisant l’objet d’un remboursement aux salariés ne sont pas imposables. Pour les entreprises, la comptabilisation des notes de frais implique plusieurs impératifs.

Il est nécessaire de regrouper les frais par types de dépenses, de faire figurer les montants HT et TTC et de fournir les justificatifs correspondants (factures, tickets de caisse).

Comment comptabiliser les notes de frais ?

Une entreprise réalise l’enregistrement comptable de toutes les notes de frais remises par les salariés. Elles sont considérées de la même manière que les factures d’achats fournisseurs. Toute société met en place en amont une politique de dépenses connue de tous.

Cette charte interne permet de définir quelles sont les dépenses qui relèvent des notes de frais. Certains achats sont considérés comme ne servant pas les intérêts de l’entreprise. Dans ce cas, les salariés ne peuvent pas en demander le remboursement.

La comptabilisation des notes de frais impose de respecter certaines règles simples. Chaque note mentionne l’identité de la personne qui l’établit, la date de la dépense et celle où le remboursement est demandé, la nature et le détail de la dépense ainsi que le mode de paiement utilisé.

La comptabilisation passe par l’identification de chaque dépense. Plusieurs types sont à distinguer :

• les frais de repas
• les frais de transport
• les dépenses liées à l’hébergement
• les indemnités kilométriques
• les autres frais possibles.

Chaque note est accompagnée d’un justificatif. Sans cela, aucun remboursement n’est autorisé sous peine d’être sanctionné par l’URSSAF. Faute de ticket de caisse ou de facture, l’administration fiscale assimile les notes de frais non justifiées à des avantages en nature, ce qui est interdit par la loi.

Pourquoi comptabiliser les notes de frais ?

Indispensable dans toutes les sociétés disposant de salariés, la comptabilisation des notes de frais permet de rembourser les frais avancés par un employé dans l’intérêt de l’entreprise. La gestion des remboursements est un impératif légal, possible uniquement avec un calcul précis des dépenses et les justificatifs qui vont avec.

Comptabiliser les notes de frais sert à se montrer totalement transparent aux yeux de l’administration fiscale et de l’URSSAF. Procéder à l’enregistrement comptable des notes de frais est une nécessité à laquelle les entreprises ne peuvent se soustraire. Des contrôles réguliers sont réalisés auprès des professionnels pour s’en assurer.

Enfin, une bonne gestion des notes de frais permet aux entreprises de récupérer le montant de la TVA lorsque celle-ci est déductible. C’est possible dans le cas de frais de déplacement (carburant, péage), de repas (réunions, événements) et d’hébergement (salariés, clients et fournisseurs).

Plusieurs erreurs courantes sont à éviter pour les entreprises. Autorisée par les services de l’URSSAF, l’allocation forfaitaire n’est valable que pour les salariés. Les dirigeants d’une société ne peuvent pas y prétendre. Les frais doivent être réalisés pour l’entreprise, être justifiés et demeurer dans des proportions raisonnables.

Les salariés qui augmentent volontairement le montant des notes de frais commettent une faute grave. En outre, les repas d’affaires sont à limiter. L’URSSAF considère qu’il s’agit d’un abus si le nombre de cinq repas par mois est dépassé pour un même salarié.

Quand faire le calcul des notes de frais ?

Il n’existe pas de délai légal pour la prise en compte des notes de frais au sein de l’entreprise.

Cependant, un délai raisonnable est attendu tant de la part des salariés que des équipes comptables.

Cela concerne à la fois la remise des notes de frais par les employés et le remboursement de ces mêmes frais par l’entreprise. Un rythme régulier est à observer pour la comptabilisation des différentes notes de frais.

Pour les salariés, le plus simple consiste à effectuer un traitement des notes à la fin de chaque semaine ou de chaque mois (selon leur nombre). Elles sont ensuite transmises au service comptable de l’entreprise.

Du côté de la société, l’équipe finance qui enregistre les notes de frais s’engage en général à procéder au remboursement des salariés dans un délai de 30 jours environ. Ceci n’est valable que pour les frais correspondants à la politique de dépenses de l’entreprise et possédant un justificatif.

La gestion des notes de frais dans les entreprises de grande taille est une activité des plus chronophages. Selon le nombre de salariés et leurs activités, les notes de frais s’accumulent très vite.

Des études ont démontré qu’une note de frais sur cinq demande à être révisée par l’équipe comptable, le plus souvent en raison d’un justificatif inadéquat.

Cela constitue une perte de temps importante, et donc d’argent pour l’entreprise. Aujourd’hui, le calcul des notes de frais est simplifié par le recours à des solutions logicielles. Des outils SaaS performants sont employés par les entreprises et l’ensemble des collaborateurs. Flexible et rapide, la digitalisation des notes de frais est un bon moyen pour gagner en fluidité dans ce domaine.

Qui réalise la comptabilisation des notes de frais ?

Les entreprises mettent en place plusieurs méthodes pour gérer leurs notes de frais. Il n’y a pas d’obligation légale en la matière, chaque société choisit la solution qui lui convient. Pour autant, une grande organisation est de mise afin d’assurer une comptabilisation impeccable.

Dans les petites structures, les notes de frais sont souvent gérées de manière manuelle par un dirigeant ou un comptable. Il faut dans ce cas récupérer chaque note en version papier ou numérique, vérifier les justificatifs, consigner les montants dans un tableur puis télécharger les données dans un outil de comptabilité. Les notes de frais au format papier doivent être archivées dans les locaux de l’entreprise pour être disponibles en cas de contrôle URSSAF.

Les entreprises sont maintenant nombreuses à avoir remplacé cette gestion manuelle par l’utilisation de méthodes digitales permettant de gagner un temps précieux. Les solutions SaaS disponibles sur le marché ont l’avantage de fournir des outils standardisés facilement utilisables par tous les collaborateurs.

La transmission des photographies des factures ou des tickets de caisse, la vérification des justificatifs et la validation des remboursements se font avec un même logiciel.

Au sein de sociétés de plus grande taille, les notes de frais sont comptabilisées par le responsable administratif et financier. Afin de lui faire gagner du temps, une fiche standard servant aux salariés à déclarer les notes de frais est à mettre en place au préalable. Les entreprises décident parfois de déléguer cette tâche. Dans ce cas, la gestion des notes de frais est effectuée directement par un cabinet d’expertise comptable.