Règles et limites : tout savoir sur les repas d’affaires

Les abus sont courants en ce qui concerne les repas d’affaires, tant du côté des entreprises que des salariés. Historiquement lié à des règles assez souples, le remboursement de ces frais de repas fait désormais l’objet d’une attention toute particulière de la part de l’URSSAF, avec de nombreux changements en 2021. Il est parfois difficile de déterminer ce qui doit être soumis à cotisations.

Quelles sont les règles pour le remboursement d’un repas d’affaires ?

Depuis le 1er avril 2021, les repas d’affaires ne sont plus considérés comme des frais d’entreprise, mais bien comme des frais professionnels.

Les frais d’entreprise ont l’avantage d’être exclus de l’assiette des cotisations de la sécurité sociale. Ce sont des charges d’exploitation au statut relativement avantageux. A l’inverse, les frais professionnels correspondent aux frais engagés par les salariés pour les besoin de leur activité. Ils sont donc soumis à un remboursement par l’employeur, avec des plafonds d’exonération des cotisations. Ce changement de statut limite donc le nombre de repas d’affaires et permet d’éviter certains abus de la part des entreprises.

Le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale a permis de clarifier la situation dans une version actualisée datant du 25 juin 2021. Les « abus manifestes » en matière de repas d’affaires sont désormais clairement définis, avec une limite fixée à 5 repas par mois et 1 repas par semaine pour continuer à profiter d’une exonération de cotisations. Au-delà de cette limite, les repas pris en charge par l’entreprise peuvent être considérés comme des avantages en nature, soumis à cotisation pour l’employeur.

Selon les explications fournies par l’URSSAF, Les repas d’affaires doivent par ailleurs préserver un caractère exceptionnel, à savoir une forme d’irrégularité et des limites. Ils doivent également avoir été engagés dans l’intérêt de l’entreprise.

A noter que depuis le 1er août 2021, le seul dépassement de la limite de nombre de repas par mois et par semaine ne suffit plus à faire basculer le remboursement des repas d’affaires en avantages en nature. La jurisprudence prend désormais en compte le poste du salarié concerné et ses missions. Une mise à jour destinée à simplifier les missions de prospection notamment.

Comment faire une note de frais pour un repas d’affaires ?

Afin de justifier le remboursement d’un repas d’affaires, une note de frais est toujours nécessaire, aussi bien pour l’employé que pour l’employeur. Cette note de frais prend la forme d’un tableau avec différentes sections à remplir :

  • Nom et prénom de l’employé concerné par la note
  • Date du repas d’affaires
  • Objet du repas d’affaires (motif de la rencontre)
  • Total de l’addition et montant de TVA applicable

Dans le cas où vous invitez des clients à déjeuner, certaines informations supplémentaires sont à renseigner, et notamment le nom, la profession et l’entreprise de chaque invité.

Si le repas d’affaire concerne directement le gérant de l’entreprise il est impossible d’effectuer un remboursement du repas sur une base forfaitaire, seuls les remboursements au réel sont acceptés. Les deux options restent ouvertes par l’URSSAF si le repas d’affaire concerne un salarié.