Quelles sont les raisons de refuser de rembourser une note de frais ?

Certaines dépenses professionnelles peuvent dans certains cas ne pas être prises en charge par l’employeur. Quelles sont les raisons à invoquer pour refuser une note de frais ? On fait le point.

Il vaut mieux s’appuyer sur une politique de dépenses explicite

Mettre en place une politique de dépenses et de gestion de note de frais dans l’entreprise est une démarche indispensable afin de fixer des règles claires et d’éviter les dérives. La politique de dépenses a pour but de contrôler les montants, établir les limites et définir le contenu obligatoire d’une note de frais afin qu’elle puisse être remboursée et justifiée par l’employeur en cas de contrôle.

Un employeur peut se référer à sa politique de dépenses afin de refuser une note de frais non conforme émise par l’un de ses employés. Ce type de document est aussi l’occasion de définir le type de remboursement, basé sur les montants réels ou bien sur des montants forfaitaires fixés d’avance.

Une note de frais peut être refusée en cas de mauvaise justification

Si un salarié engage des dépenses pour les besoins de son activité professionnelle, il a pour devoir de les justifier conformément à la politique de dépenses de son employeur. Il doit aussi se référer à certaines règles spécifiques en fonction du type de dépense engagée. Des justificatifs différents peuvent être demandés pour répondre de frais kilométriques, frais de restaurant, frais de logement…

En ce qui concerne les notes de frais de restaurant, si les frais ne concernent que l’employé, un ticket de caisse émis par le restaurateur est suffisant, le montant et le nom du restaurant y figurant. C’est finalement le même fonctionnement que pour des achats divers dans ce cas. Mais si le repas concerne également des prestataires ou des clients, il devient nécessaire d’émettre une fiche détaillée avec la liste des convives, leurs fonctions et sociétés respectives, et le motif du repas.

Afin de justifier des frais kilométriques, il est nécessaire de préciser les motifs des déplacements, les lieux de départ et de destination, le nombre de kilomètres parcourus, les informations relatives au véhicule et la carte grise.

Le remboursement des notes de frais relatives au logement est également encadré en fonction de la distance (qui doit être supérieure à 50km pour justifier de la réservation d’un hôtel) et du temps de trajet (qui doit lui être supérieur à 1h30).

Il est important de veiller à la bonne justification des notes de frais par les salariés, non seulement pour contrôler les dépenses professionnelles et éviter les abus, mais aussi pour se préparer en cas de contrôle. L’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais permet de garder en permanence une vision claire sur les dépenses des salariés.

Quel est le délai de soumission maximum d’une note de frais ?

Depuis 2013, le code du travail précise qu’un salarié a 3 ans pour déclarer et demander le remboursement d’une note de frais. Passé ce délai, il y a prescription et l’entreprise peut refuser de procéder au remboursement.