Suite à la crise du Corona Virus, de nombreuses entreprises se trouvent dans des situations de trésorerie délicates. Voici quelques pistes pour optimiser vos dépenses en 2020 et remettre votre comptabilité sur le droit chemin.

Faire la liste de vos dépenses

Pour améliorer la situation de son entreprise à long terme, avant même de penser à la restructuration d’un point de vue salarial, il peut être instructif de réaliser le bilan de vos coûts. Frais généraux, frais professionnels, il existe plusieurs pistes à explorer pour optimiser ses dépenses.

Commencez par lister toutes vos dépenses en les triant par catégories :

• Salaires,
• Loyers,
• Assurance
• Electricité,
• Téléphonie,
• Fournitures,
• Logiciels,
• Notes de frais,
• Prestataires…

Etablir cette liste permet d’avoir une vision globale de toutes vos dépenses et permet également de cibler les postes sur lesquels vous devez et pouvez économiser de l’argent.

Certains points de dépenses tels que les salaires ne seront pas ajustables, tandis que le montant des autres peut être reconsidéré.

Réduire les dépenses superflues

Une fois que vous bénéficiez d’une visibilité globale de vos dépenses, identifiez les points qui méritent de faire un effort.

Commencez par vos contrats. Téléphonie, entretien, assurance, licences de logiciels… Vous apportent-ils entièrement satisfaction ? Avez-vous fait jouer la concurrence ? Avez-vous vraiment besoin de toutes les options souscrites ?

Pour les entreprises à petit budget, sachez également qu’il existe plusieurs solutions en ligne gratuites de cloud et de travail en équipe parfaitement adaptées aux TPE et PME.

Portez également attention à vos fournitures et gardez un œil sur vos stocks pour éviter les achats inutiles.

Changer les comportements

Adopter un comportement responsable peut également vous aider à alléger vos factures.

Du point de vue de l’energie, n’hésitez pas à sensibiliser vos collaborateurs sur l’importance des petits gestes permettant de réaliser de grosses économies : éteindre son écran et son ordinateur à la fin de chaque jour, ne pas utiliser d’eclairage artificiel quand la luminosité naturelle est satisfaisante. Ne pas chauffer les bureaux vides et ne pas abuser de la climatisation.

Préférez aussi organiser des réunions par visio lorsque cela est possible. Vous épargnerez ainsi le temps et l’argent dus aux déplacements superflus.

Du point de vue matériel, préférez investir dans du matériel éco-énergétique qui vous permettra d’économiser sur vos facture d’electricité, ou dans du matériel de seconde main en très bon état. Avec cette dernière option vous pourrez bénéficier de matériel récent sans mettre vos finances en difficulté.

Du point de vue des notes de frais, vous pouvez mettre en place une charte pour encadrer les dépenses de vos salariés et poser des limites. J’avais déjà abordé ce sujet dans cet article.

Optimisez les temps de travail

On ignore souvent que la mauvaise gestion dutemps de travail est une des causes principales de perte d’argent dans une entreprise. Le présentéisme dans sa version inactive est un des principaux maux RH de notre époque. Pour l’éviter, veillez à ce que vos collaborateurs se trouvent dans des conditions idéales pour travailler efficacement.

Il existe par exemple des solutions numériques pour organiser ses tâches et rester focalisé sur les priorités, ou des programmes spécifiques pour améliorer le bien-être au travail de vos salariés.

Digitalisez vos processus

Ce dernier point d’attention peut paraître difficile et coûteux à mettre en place du premier coup d’œil, mais les bénéfices de la digitalisation de processus de paie, de notes de frais, de gestion des congés ou des temps présentent des bénéfices quasi immédiats en termes de gain de temps et d’argent. De plus les solutions actuelles permettent aux entreprises de passer le pas progressivement à l’aide de modules.

Gardez un œil sur vos dépenses

Enfin, le dernier point pour être sûr de faire des économies est de toujours garder un œil sur ses dépenses. De cette façon, il vous sera plus facile et rapide d’identifier les anomalies ou les grosses dépenses importantes inhabituelles