A partir de 2024, les entreprises seront soumises à de nouvelles obligations liées aux factures et aux notes de frais. Une dématérialisation progressive est prévue, et la facture électronique deviendra à terme une obligation incontournable.
Cette transition représente un défi de taille pour les organisations qui ne parviennent pas à suivre le rythme de la transition numérique.
Ce que dit la loi
La loi stipule depuis le 1er janvier 2020 que les entreprises sont tenues de transmettre leurs factures à destination du secteur public en format électronique. Par ailleurs, l’article 153 de la loi de finances pour 2020 définit un cadre pour que les factures liées aux transactions entre entreprises basées en France et assujetties à la TVA soient émises sous format électronique. Sur ces bases, le gouvernement souhaite désormais planifier une digitalisation totale de la facturation. A l’horizon 2024, toute entreprise du secteur privé assujettie à la TVA devra être en mesure de produire un document numérique authentique pour chaque facture.
Le calendrier de transition se découpe de la façon suivante :
- 1er juillet 2024 : factures électroniques obligatoires en réception à l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA, et en transmission pour les grandes entreprises (à partir de 5000 salariés)
- 1er janvier 2025 : factures électroniques obligatoires en transmission pour les entreprises de taille intermédiaire (à partir de 250 salariés)
- 1er janvier 2026 : obligation généralisée à toutes les entreprises et microentreprises assujetties
Quel est l’intérêt d’effectuer cette transition ?
Pour le gouvernement, l’objectif annoncé est le renforcement de la compétitivité des entreprises. La digitalisation des factures est une transition qui permet d’alléger durablement la charge administrative, tout en réduisant les risques d’erreurs et les délais de paiement. Le gain lié à la normalisation de la facturation électronique est estimé à plus de 4 milliards d’euros par an.
Mais si la compétitivité est un argument de choix, l’Etat ne cache pas non plus sa volonté de contrôle, et estime que cette mesure pourra améliorer fortement la détection de fraude et la visibilité sur les actions des entreprises en temps réel.
La dématérialisation concerne aussi les notes de frais
Depuis quelques années, les mesures incitatives à la dématérialisation des notes de frais se multiplient. Depuis 2015, les entreprises ont l’obligation d’accepter les notes de frais au format électronique transmises par les salariés. Les factures papier peuvent aussi être numérisées par les organisations à des fins de conservation depuis 2017.
Les pratiques évoluent et les entreprises prennent de plus en plus l’habitude de dématérialiser leurs factures. Mais si les PME et les grandes organisations n’ont pas vraiment de mal à assurer la transition, beaucoup de TPE trainent la patte. Il est parfois difficile de mettre en place un traitement automatisé des factures, car cela nécessite de faire évoluer les habitudes des employés, qui sont les premiers concernés par les notes de frais. Le process de dématérialisation implique de devoir contrôler et de compléter les données transmises par les employés, et toutes les entreprises ne sont pas en mesures de gérer cela en interne. Face à une demande en pleine croissance, les logiciels de gestion des notes de frais ont donc encore un bel avenir devant eux.
