Comment faire une note de frais en tant qu’auto-entrepreneur ?

Le statut d’un auto-entrepreneur (ou micro-entrepreneur) diffère de celui des entreprises conventionnelles. Le professionnel indépendant ne dispose pas d’un statut juridique, mais d’un régime fiscal « simplifié ».

L’entrepreneur individuel bénéficie d’une protection sociale dédiée et d’une optimisation des démarches administratives et comptables. En contrepartie de cette situation, il ne lui est pas possible de déduire des frais de son chiffre d’affaires.

Il n’est donc pas en mesure d’établir des notes de frais, même s’il reste toujours envisageable de facturer ses charges annexes à son client. Ces frais particuliers figurent sur le devis, de même que sur la facture établie pour le compte du client.

Les frais professionnels peuvent être de plusieurs ordre : dépenses de déplacement, de voyage, frais d’hébergement ou de transport. Le micro-entrepreneur n’est pas assujetti à la TVA.

Il s’assure que le calcul de ses frais et charges professionnelles s’effectue en TTC, et non en HT. La TVA n’est pas prise en compte dans la facturation client. C’est le client qui récupère la TVA, qui bénéficie du SAV et de toutes les garanties éventuelles.

Pour se « décharger » de ses frais professionnels, le travailleur indépendant a recours aux « frais de débours ». Cette méthode permet de déduire les frais et achats engagés lors d’une prestation de service.

Selon la nature de l’activité, l’entrepreneur individuel a la possibilité de ne facturer que la prestation, en accord avec le client. Le recours aux frais de débours est très utile pour certaines dépenses ne pouvant faire l’objet d’une déclaration.

Parmi les frais concernés, l’achat d’un produit ou d’une matière première, qui sont ensuite remboursés par le client. Il peut s’agir de nourriture, de produits ménagers ou encore d’un logiciel ou d’une prestation d’entretien ou de nettoyage.

L’entrepreneur individuel à l’obligation de conserver ensemble la facture d’achat et la facture de remboursement.

Pour avoir recours à la solution des frais de débours, le micro-entrepreneur doit respecter certaines conditions :

• Le client est tenu au courant du montant et de la nature des dépenses.
• Les dépenses engagées doivent pouvoir faire l’objet d’un mandat préalable et explicite, et doivent figurer dans la comptabilité personnelle du micro-entrepreneur.
• Enfin, les dépenses doivent être justifiées auprès de l’administration fiscale, par l’entremise des factures qu’il convient de conserver absolument.

Pourquoi faire une note de frais en tant qu’auto-entrepreneur ?

Le régime de la micro-entreprise ne permet pas le remboursement des notes de frais. Il n’est pas possible d’établir un document en ce sens, afin de déduire les frais professionnels du calcul des impôts.

Il existe d’autres méthodes permettant la déduction des frais professionnels, telles que les frais de débours. Ces frais particuliers ne sont pas comptabilisés dans le chiffre d’affaires, ce qui implique une révision à la baisse des cotisations de l’auto-entrepreneur.

Pour plus de renseignements, voir l’article 267 du Code général des impôts sur les frais de débours non pris en compte dans la base d’imposition.

L’État, par l’entremise de l’administration, effectue une estimation globale des dépenses, en appliquant une grille de pourcentage prédéfinie. Un abattement forfaitaire sur le chiffre d’affaires est calculé pour définir l’impôt sur le revenu.

Par exemple, le taux de 34 % est appliqué pour les activités relevant des bénéficies commerciaux – ou BNC. Ce qui a pour effet un bénéfice imposable à hauteur de 66 % du chiffre d’affaires réalisé. Le taux de 51 % est appliqué dans le cadre des activités relevant des bénéfices industriels et commerciaux – ou BIC, pour un bénéfice imposable à hauteur de 50 % du chiffre d’affaires.

Dans le cadre des activités d’achat-revente ou de fourniture de logement, un pourcentage de 71 % sera calculé pour obtenir finalement un bénéfice imposable de 29 % du chiffre d’affaires.

Comment se faire rembourser avec une note de frais en tant qu’auto-entrepreneur ?

Il n’est techniquement pas possible d’obtenir le remboursement des notes de frais, dans le cadre du régime fiscal de la micro-entreprise. Ce document n’a pas d’utilité légale mais est utile pour l’entrepreneur individuel. Ceci, afin de conserver une trace de toutes les dépenses engagées dans le cadre de ses activités professionnelles, par le biais d’un document analogue.

Un document similaire à une note de frais permet de prendre des décisions stratégiques visant à optimiser ou réduire les dépenses. Un micro-entrepreneur est taxé à la fois sur ses bénéfices, mais aussi sur son chiffre d’affaires.

De la même manière que pour les entreprises classiques, l’entrepreneur établit un modèle de note de frais spécifique à son activité.

Cette méthodologie permet d’avoir à disposition l’ensemble des documents nécessaires, et d’analyser avec précision les dépenses réalisées en le classant en différentes catégories.

Pour ce qui concerne les frais de débours, l’auto-entrepreneur a la possibilité de trouver un modèle de facture avec débours spécifique. Il lui est également possible de demander l’aide d’un expert dans l’établissement de documents juridiques et comptables.

Certaines plateformes en lignes spécialisées dans l’accompagnement des formalités juridiques peuvent appuyer la création de documents administratifs.

Quand faire une note de frais en tant
qu’auto-entrepreneur ?

L’auto-entrepreneur n’est pas en mesure de déduire ses frais professionnels. Il existe des solutions pour l’entrepreneur individuel désireux de réduire ses frais, dans le but de payer moins d’impôts.

Parmi les dépenses concernées, on trouve les frais de transport, les frais de port ou de communication, l’achat de matériel ou les dépenses d’hébergement professionnel.

Pour éviter de dépenses à perte, le micro-entrepreneur intègre ses frais dans le devis et la facture adressés au client final. Les frais de débours permettent de demander le remboursement des dépenses effectuées au nom du client, directement depuis un compte bancaire professionnel ultérieurement. L’avantage d’appliquer des frais de débours pour le micro-entrepreneur est de ne comptabiliser aucune dépense dans le chiffre d’affaires.

La méthode des frais de débours comprend plusieurs règles qu’il convient de respecter, ceci afin de se prémunir de toute contestation de la part du client. Avant de réaliser cette opération, l’auto-entrepreneur doit obtenir l’agrément du client, si possible par un accord écrit.

Le document réalisé entre les deux parties, qui prend la forme d’un contrat, mentionne la demande de réalisation d’un achat. Le budget alloué pour la mission y figure. Le client s’engage à procéder au remboursement des frais concernés au montant exact.

L’auto-entrepreneur a pour obligation de reporter le montant exact des frais engagés pour les achats sur la facture. Le document est établi soit au nom de l’organisme, soit au nom de la personne mandataire. Il est important pour l’entrepreneur individuel de conserver une trace de tous les justificatifs. Ceux-ci peuvent être de plusieurs nature : récépissé de paiement, ticket de caisse ou encore facture.

Ces documents sont incorporés à la facture finale. Il est recommandé de réaliser des copies des justificatifs, puis de les conserver pour des raisons comptables. La preuve du remboursement des débours doit également être conservée, pour prévenir toute situation de contrôle fiscal ou administratif.

Qui s’occupe des notes de frais d’auto-entrepreneur ?

L’auto-entrepreneur, qu’il soit prestataire de services, artisan ou commerçant, n’a aucunement la possibilité de réaliser des notes de frais. Ce document n’a aucune validité légale dans la situation d’une micro-entreprise.

Cette situation diffère d’une entreprise conventionnelle, en mesure de pouvoir déduire toutes ses dépenses légitimes. L’auto-entrepreneur a toutefois la possibilité d’effectuer des dépenses au nom de ses clients. Pour que cela soit possible, il faut qu’il y ait accord entre les deux parties.

Dans un premier temps, l’auto-entrepreneur va utiliser la méthode des frais de débours pour payer les dépenses depuis un compte bancaire professionnel – ce compte est obligatoirement indépendant du compte bancaire personnel. Une facture au nom du client est éditée, et mentionne toutes les informations légales en relation avec celui-ci. Elle est ensuite présentée au client par l’auto-entrepreneur, qui demande le remboursement des dépenses engagées en son nom.

Il est possible pour un auto-entrepreneur d’effectuer toutes les dépenses au nom du client, puis de surfacturer celui-ci.

Ce procédé intéressant amène plusieurs inconvénients, elle augmente par exemple de manière artificielle le chiffre d’affaires du micro-entrepreneur, et donc les cotisations sociales qui seront calculées sur le chiffre d’affaires. La compétitivité de l’auto-entrepreneur s’en trouve affectée, car ses dépenses seront facturées plus cher et sans création de valeur ajoutée.

Pour éviter une telle situation, le recours aux frais de débours paraît être une bonne solution.